Járások-Önkormányzatok Együttműködésének fejlesztése

A tréning a tervezett időpontban 2015. június 2 és 3-án a Pásztói Polgármesteri Hivatal termében 20 fővel valósult meg, melyből: 7 fő a Pásztói Polgármesteri Hivatalból, 7 fő Héhalom – Egyházasdengeleg – Erdőkürt Közös önkormányzati Hivatalából és 5 fő a Pásztói Járási hivatalból volt jelen.

A Pásztói Polgármesteri Hivatal által biztosított helyszín megfelelő volt a tréning megtartására, és nagyon segítőkészek voltak az ott dogozó kollegák . A Pásztói Polgármesteri Hivatal részéről a jegyző és ügyintézők vettek részt, a közös önkormányzati hivataltól viszont egy polgármester, jegyző és pár ügyintéző kollega , a járási hivatalt a hivatalvezető, osztályvezető és  ügyintéző képviselte.

Az előre megadott tematikát a magas csoportlétszám ellenére is végig tudtuk venni.

A tréning során megfogalmazódtak olyan problémák (rendszerhibák) melyek gátolják a hatékony és gyors munkát, ugyanakkor az együttmunkálkodás során arra is fény derült, hogy mennyire fontos az egymás közötti kommunikáció és rendszeres tapasztalatcsere. Többen megfogalmazták, hogy hasonló tréningekre évente legalább 2 alkalommal szükség lenne, és lehetőleg minél szélesebb körben, mivel a tréning idején kialakult személyes kapcsolatok nagyban segítik a jövőbeni hivatalok közötti munkát és kommunikációt. 

A tréning hasznos volt, elérte célját. A résztvevők visszajelzése alapján a jó hangulat és a csoportok aktív közreműködése hozzájárult ahhoz, hogy a helyben jelentkező problémákkal kapcsolatosan kialakítsák álláspontjaikat és magfogalmazzák javaslataikat.

A résztvevők egyik közös megállapítása az volt, hogy mennyire fontos a partnerség a hivatalok és a munkatársak valamint a munkatársak és ügyfelek között.

A tréningen több vezető vett részt, melyet  sikerként értékeltünk, ugyanis a csoport által megfogalmazott problémák többségére közösen megoldást is találtak.

Visszajelzések alapján, mindenki kapott egy kis többletet a saját munkájához: egymás megismerését, másik munkájának elismerését, praktikus használható ismereteket, gyakorlatokat.

Többen elmondták, hogy mennyire örülnek, hogy a kollegákat jobban is megismerték, hiszen évek óta dolgoznak együtt egy épületben, de személyes kapcsolatok a szokásos üdvözlésen kívül még nem volt.

A Pásztói Polgármesteri Hivatal és a Járási Hivatal dolgozói között a kapcsolat és együttműködés nagyon jó mivel többségük a Járási Hivatalok kialakulása előtt is együtt dolgozott, de a Közös Önkormányzati Hivatal dolgozójit személyesen nem ismerték. A csoportban kialakult egy kötelek, mely a jövőben segítséget nyújt a hivatalok közötti kommunikációban.

Megfogalmazódott törekvések és javaslatok az ügyfél érdekében:

-          tájékoztatás a helyi médiában illetve a honlapokon,

-          gyors, hatékony és szakszerű ügyintézésre törekvés az ügyintézők részéről,

-          a” hivatal van” az ügyfélért,

-          az ügyintéző legyen empatikus, hozzáértő,

-          ügyfélelégedettség növelése.

Megfogalmazódott törekvések és javaslatok a dolgozói kollektíva erősítése, munkahelyi légkör javítása érdekében:

-          továbbképzésen való részvétel biztosítása,

-          közös tréningeken való részvétel lehetősége,

-          közös programok ( köztisztviselői nap, nőnap….)

-          feladatokhoz való pozitív hozzáállás,

-          munkaterület, irodai környezet rendben tartása,

-          címlisták, elérhetőségek biztosítása,

-          közös szakmai napok, értekezletek tartása,

-          folyamatos egyeztetések az önkormányzat és a járás között.

Megfogalmazódott javaslatok a szervezet hatékonyságának javítása érdekében:

-          Ügyfélfogadás összehangolása,

-          Csapatépítés, közös rendezvények,

-          technikai eszközök racionális elosztása,

-          kommunikációs csatornák (belső, külső) megteremtése,

-          vélemények meghallgatása.

A csoport tagjai összegyűjtötték azokat a tényezőket, melyeket nem mindig tudnak helyben kezelni és feszültséget okoz, és a hatékony munkavégzést csökkenti.

 Ilyen tényezők a következők:

-          alacsony bérek,

-          magas leterheltség,

-          munkaeszközhiány,

-          motiváló erő hiánya,

-          párhuzamos feladatellátás megszüntetése ( pl. építésügy )

-          folyamatosan változó jogszabályi környezet,

-          ügyfélfogadási idő nem ügyintéző barát,

-          bérfeszültség a két hivatal dolgozói között,

-          biztonság hiánya (folyamatos átszervezés miatt),

-          informatikai programok nincsenek összehangolva.